Cartographie des processus

Adoptée par le Conseil d’administration et les tutelles en décembre 2021, la cartographie des macro-processus a été pensée pour optimiser l’efficacité des activités de l’établissement, en vue de répondre aux objectifs fixés par la COG 3.
La cartographie des processus, validée également lors de cette séance du Conseil d’administration, qui a même vocation, ambitionne de faire apparaitre les interactions entre processus. Cette démarche pose le cadre du contrôle interne à l’Enim et rationalise nos activités.
L’objectif du pilote d’un processus, identifié et décrit par le biais de procédures et modes opératoires, est de mettre sous contrôle les activités de son processus.
Les anomalies peuvent faire l’objet d’un plan d’actions et, si nécessaire, s’inscrire dans la cartographie des risques majeurs de l’établissement.
Comme décrit dans l’introduction du plan de contrôle interne 2023, les pilotes de macro-processus ont la responsabilité d’assurer le déploiement des 5 phases suivantes :

• Ecrire des référentiels processus sécurisés et leur documentation
• Rédiger un plan de supervision ordonnateur
• Mettre en place des dispositifs préventifs, a priori
• Mettre en œuvre des dispositifs curatifs et visant à fiabiliser les données,
• Et évaluer annuellement le dispositif lors de la revue de Direction.

Cette démarche rénovée du management par les processus a été construite avec pragmatisme sur l’appétence et l’adhésion des pilotes et de leurs macro-pilotes à cette démarche. Certains contrôles feront l’objet d’un accompagnement plus attentionné en 2023. Ainsi le plan de contrôle 2023 s’attachera à mettre en valeur les 5 phases tout en harmonisant le pilotage de l’établissement.

Afin d’illustrer ses activités en 2022, la maîtrise des risques a choisi de faire témoigner un pilote.

Si l’usage des dossiers de chaque département dans la base documentaire est à ce jour très hétérogène, Jérôme n’en demeure pas moins convaincu. Cet outil devrait être perçu par tous comme :

• un facilitateur, l’information mise à jour est disponible et accessible par tous
• un vecteur de normalisation, une base structurée est compréhensible par tous.

Son processus étant aujourd’hui mâture et documenté, Jérôme n’a plus qu’un cap : obtenir les moyens d’animer son processus et être appuyé dans sa démarche auprès des acteurs.

La maîtrise des risques mettra tout en œuvre dans ce sens.

Agir en faveur du bien-être au travail

Mise en œuvre d’un nouveau protocole de télétravail

Fort d’un maintien d’activité à un haut niveau de performance et grâce au déploiement d’outils et de formation à distance pendant la crise sanitaire, le télétravail a été généralisé depuis 2020 comme modalité ordinaire de travail à 2 jours par semaine, puis élargi en 2021 à 3 jours possibles de télétravail par semaine. L’instauration de cette formule, sur la base du volontariat, a fait évoluer autant la vie des équipes que les pratiques managériales.

Le nouveau protocole s’inscrit dans le cadre de l’accord cadre du 13 juillet 2021 (fonction publique) et de l’accord ministériel du 17 janvier 2022. Il est issu d’un dialogue social avec les représentants du personnel de l’Enim.

Une nouvelle formule « 3 jours flottants par semaine », dans la limite de 12 jours par mois, a été mise en œuvre dans la dernière campagne.

Le protocole d’accord a été présenté au Comité technique de l’Enim du 22 juin 2022.

Mise en œuvre de la semaine de qualité de vie au travail

La Semaine pour la qualité de vie au travail est devenue un rendez-vous annuel incontournable à l’Enim, pour des temps d’échange et de partage autour de sujets et d’activités contribuant au bien-être au travail.

En 2022, la Semaine pour la qualité de vie au travail s’est tenue du 20 au 24 juin 2022  sur les thèmes de la « cohésion » et du « travailler ensemble ».

Dans ce cadre, les agents ont été invités à :

• participer à l’un des événements d’échanges et de partages, sur site,
• suivre l’un des ateliers en distanciel.

Au programme : fresque collective, atelier bien-être « Recharger ses batteries », atelier cohésion avec le « Lab’innovation » de l’Enim, séance découverte « co-développement » … et bien d’autres activités.

Convention avec la CNAV (outil SINERGI)

Afin de répondre aux attentes de ses publics et de ses ministères de tutelles, l’Enim s’est engagé vers un nouvel outil de gestion budgétaire et comptable.

Dans ce contexte, une convention a été conclue, relative à l’acquisition par l’Enim de l’outil SINERGI de la CNAV. SINERGI est une application interne à la sphère sociale qui permet de gérer les achats, la comptabilité, le budget et l’analytique des organismes.

Par cette mutualisation, la CNAV et l’Enim ont souhaité rationaliser certaines fonctions « support » et réduire ainsi des dépenses de fonctionnement.

Les enjeux et objectifs :

• Disposer d’une solution budgétaire et comptable moderne, avec une ergonomie au goût du jour et de fonctionnalités à l’état de l’art de la fonction comptable tout en incluant le contrôle de gestion
• Apporter un confort de travail aux agents par un confort visuel
• Disposer d’un système de gestion électronique des documents (GED) en archivage légal, ce qui permet le télétravail en 100% dématérialisé de façon sécurisée pour nos pièces justificatives
• Permettre de suivre un budget limitatif pour les dépenses de gestion administrative en cohérence avec l’annexe COG.
• Permettre de restituer un résultat par branches tout en clarifiant notre fond de roulement et sa construction au fil du temps.
• Disposer des fonctionnalités standard de gestion de la chaîne de la dépense et particulièrement le service facturier, source de productivité sans contrainte pour les agents.
• Disposer d’une veille réglementaire de mises à jour lors des évolutions réglementaires.
• Optimiser le pilotage via des tableaux de bord de suivi en natif dans l’outil, via une comptabilité analytique.

Cette politique s’inscrit dans une démarche de mutualisation des compétences et des moyens propices à l’accomplissement des missions au meilleur coût/efficacité, de préférence à une externalisation. Elle se traduit par la recherche et la mise en œuvre d’un partenariat permettant d’engager une mise en commun de moyens.

Par ailleurs, le projet SINERGI est inscrit à la COG3 de l’Enim dans l’ambition de doter l’Enim d’un outil permettant d’optimiser le pilotage de l’établissement par l’intégration des données budgétaires et comptables dans l’outil et la production d’une comptabilité analytique par macro-processus. Enfin, il répond à l’engagement de l’établissement à développer un système d’information en synergie avec l’inter-régime. 

Nouveau partenariat avec le Secrétariat d’Etat, auprès de la 1^ère ministre, chargé de la Mer : signature d’une nouvelle convention de coopération

Dans le cadre de la COG 2022-2026 et l’engagement de l’Enim de développer l’accompagnement des marins d’outre-mer et plus précisément d’optimiser l’accompagnement des ressortissants des DOM, une nouvelle convention partenariale, fruit d’un travail collaboratif entre l’Enim et les services centraux et déconcentrés de l’État chargés de la mer (DGAMPA), a été signée en septembre 2022. Celle-ci porte notamment une attention particulière dans les modalités de constitution et d’instruction des dossiers, prestations légales comme extra-légales, afin de faciliter l’accès aux droits des ressortissants de l’Enim résidant dans les DOM. Outre le volet relatif au versement des prestations sociales aux ressortissants de l’Enim résidant dans les DOM, il est à préciser que ladite convention comporte également un volet consacré à la lutte contre la fraude, qui s’inscrit dans le plan gouvernemental de lutte contre toutes les fraudes aux finances publiques.

Depuis la dernière convention liant l’Enim au ministère chargé de la mer, l’environnement institutionnel a beaucoup évolué : création de la DGAMPA (direction générale des affaires maritimes de la pêche et de l’aquaculture), rattachée au SE Mer, transformation des modalités de déclarations sociales (déploiement de la Déclaration Sociale Nominative (DSN) et de l’Offre de Services (ODS)), fin du rôle d’équipage et mise en œuvre du permis d’armement.

Ces transformations profondes des rôles tenus jusqu’alors par l’Enim et les services de l’Etat chargés des affaires maritimes a conduit à la signature d’une nouvelle convention qui prévoit :

– La poursuite de certaines missions de représentation de l’Enim par les services des affaires maritimes outre-mer.
– La coopération entre l’Enim et les services territoriaux en matière de lutte contre la fraude.
– Les échanges de flux informatiques entre l’Enim et la DGAMPA.

Renforcer la démarche RSO dans le cadre de la sobriété énergétique

Travaux immobiliers

L’Enim dispose d’un patrimoine immobilier de bureau dans un état hétérogène notamment en ce qui concerne les performances énergétiques : certaines parties du bâtiment de Saint-Malo datent du début du XX^ème siècle, celui de Périgny date de 2012 par exemple.

En ce qui concerne les bâtiments dont il a la charge (Lorient, Paimpol et Saint-Malo), l’établissement a lancé, en application de son schéma pluriannuel de stratégie immobilière (SPSI) 2016-2020, des travaux de rénovation de ces locaux.

Les travaux liés à la transition énergétique participent à la modernisation des bâtiments et comprennent les travaux d’isolation, de mise à niveau des équipements de chauffage, de climatisation et d’éclairage ainsi que l’installation d’équipements incitatifs à l’usage de modes de transport vertueux (création de locaux à vélos sécurisés, installation de bornes de recharge pour véhicules électriques…).

Au-delà de ces travaux, il faut aussi concevoir de nouveaux modes d’occupation des bureaux, notamment au vu des effets du télétravail, largement développé à l’Enim. La mise en œuvre du plan de sobriété énergétique des services publics lors de l’hiver 2022-2023 a été l’occasion de mettre en œuvre sur le site de Paimpol un système de bureaux partagés, ce qui a permis de fermer une aile du bâtiment et de couper le chauffage.

Mobilité durable : Participation de l’Enim au challenge de la mobilité

Créé en 2011, l’objectif du Challenge de la Mobilité est d’encourager les alternatives à l’utilisation individuelle de la voiture en valorisant le recours à d’autres modalités : vélo, covoiturage, transports en commun, télétravail, marche…

En 2022, avec 46 participants, le site de l’Enim à Périgny s’est classé à la 4ème position sur les 24 établissements de 20 à 99 salariés inscrits.

Ce challenge a été l’occasion de réaffirmer notre engagement environnemental et d’apporter le soutien de l’Enim au projet « La Rochelle territoire zéro carbone ».